Office Live Workspace の共有機能は使えるか？
この記事は、次の3つの記事の続きです。
5月8日 『将来性あり？−−−OfficeLiveWorkspaceを試してみました』
5月14日 『OfficeLiveWorkspaceはGoogleDocsを超えることができるか？』
5月25日 『OfficeLiveWorkspaceのドキュメント管理機能』
Office Live Workspaceの諸機能をチェックしています。筆者の予想では、ここが次期MicrosoftOffice2010のWebアプリケーション提供サイトになるとみています。はたして、GoogleDocsを超える支持を得ることができるでしょうか。今回は、ドキュメントやワークスペースの共有機能を取り上げます。
※ 前回の記事でひとつ訂正があります。
ドキュメントを別のワークスペースに移動できない（＝コピーしてから削除する必要がある）と書いたのですが、ドキュメントの一覧を表示して、左側のナビゲーションバーにドラグすることで別のワークスペースに移動することができました（ただし、下位のフォルダに移動することはできません）。この点が間違っていましたので、お詫びして訂正します。
（1）Office Live Workspaceには、3種類の共有機能がある
前回は、「ドキュメント管理」機能を取り上げました。筆者の印象としては、その部分はGoogleドキュメントよりも分かりやすく使いやすいという気がしました。それに比べると、今回取り上げる「ドキュメント共有」に関する機能は、だいぶ分かりにくいという印象をうけます。だんだんと整理されていくのでしょうが、どこまで分かりやすくできるのか、気になるところです。少し長くなりますが、最初にこの部分を説明しておきましょう。
分かりにくい原因のひとつは、共有に関する機能が3種類あり、そして、そのことがすぐにはわからないということです。ユーザーの要求に応える機能がどこにあるのか、という全体像が見えないことです。
画面01がドキュメントを選択して「共有」メニューをクリックした様子です。「ドキュメントの共有」と「画面の共有」の2つのコマンドが表示されます。
画面02は、別のドキュメントを選択して「共有」をクリックした様子です。こちらには「ワークスペースの共有」と「画面の共有」の2つのコマンドが表示されています。
画面01
「ドキュメント」ワークスペースのファイルを選択しているときは、「共有」をクリックすると、このコマンドが表示される。
画面02
ユーザーが作成したワークスペースのファイルを選択しているときは、こちらのコマンドが表示される。この場合は「ドキュメントの共有」は選択できない。
上記の「画面の共有」機能については後述します。もう一方の、「ドキュメントの共有」と「ワークスペースの共有」のコマンドですが、状況に応じてどちらか一方だけが利用できます。全部で3種類の共有機能があるのですが、「共有」メニューから「ドキュメントの共有」と「ワークスペースの共有」を自由に選択できるようにはなっていないのです。
では、どのようになっているのか・・・・・・というと、
初期設定で用意されている「ドキュメント」ワークスペースに保存してあるファイルは、ドキュメント単位で共有を設定できます。この場合は、フォルダ単位やワークスペース単位での共有はできません。
そして、ユーザーが追加で作成したワークスペースは、ワークスペース単位での共有が可能です。この場合は、それしかできません。フォルダ単位やドキュメント単位では共有の設定はできないのです。
つまり、ドキュメント単位で共有を設定したいときは、そのドキュメントは必ず「ドキュメント」ワークスペースに保存する必要があります。また、フォルダ単位で共有を設定したいときは、そのフォルダをワークスペースとして作成する必要があるということです。
もうすこし別な言い方をすると、
ユーザーが新規作成する「ワークスペース」は、共有機能を設定するための特別なフォルダである
・・・・・・と考えることができます。
前回、ドキュメント管理機能のためのチェックをしているときに、ワークスペースとフォルダの位置づけに、なんとなく違和感を感じました。「フォルダの機能があるのにさらにその上位にワークスペース機能が必要だろうか」ということです。これで、その理由がわかります。「ワークスペース」というのは、共有を設定するための「フォルダ」なのです。
そして、その共有設定用のフォルダは、必ず最上位（ルート）におく必要があるということです（下位においたフォルダには共有を設定することはできない）。そのためワークスペースという特別の名前を用いたものと思われます。
（2）ドキュメントの共有機能をGoogleDocsと比較する
繰り返しになりますが、Office Live Workspaceのドキュメント共有機能は、まだこなれていません。機能が分かりにくいということが第一ですが、それを除いても、ユーザーの希望どおりの共有処理ができない可能性があります。たとえば、使いかたによっては、下位においたフォルダにも自由に共有を設定したいと感じるでしょう。また、ワークスペースが共有にしてあっても、その中の一部のドキュメントだけを、さらに別の誰かと共有したいということもあるでしょう。
近い将来、このような要求にも応えることができるようになるのかもしれません。しかし、こんどは、そのときになって「ワークスペース」という「共有のためのフォルダ」を設定したことが混乱を招くのではないかと心配になります。
ドキュメント共有の部分をGoogleDocsと比較すると、次のようになります。
比較表
この表では、ワークスペースを最上位のフォルダと考えて「フォルダ単位の共有」項目を評価しています。GoogleDocsの欄に「2009/05 現在」と注記してあるのは、GoogleDocsでフォルダの共有を設定しようとすると、画面04が表示されるからです。この文面からは、まもなくフォルダの共有を設定できるようになるということが読み取れます。そして、下位のフォルダにも自由に共有機能を設定できるようになるのかもしれません。
画面04
GoogleDocsでフォルダを選択して「共有」コマンドを選ぶと、このメッセージが表示される。近い将来、フォルダの共有機能が装備されるものと思われる。
どうやら、ドキュメントの共有機能が、Webアプリケーションの優劣を決める大きな鍵になりそうです。
（次ページに続く）
