松井幹彦の「Officeソフト」ウォッチング

（6）OfficeLiveWorkspaceのドキュメントを編集する

アップロードしたドキュメントの編集作業をみてみましょう。
OfficeLiveWorkspaceに保存したドキュメントは、自分のコンピュータにインストールされているMicrosoft Officeで、直接、編集することができるようになっています。ただし、作業をシームレスに行うには、アドインプログラムのインストールが必要です。

画面16〜画面18が、その作業をしている様子です。こうしてアドインプログラムをインストールしておけば、OfficeLiveWorkspaceのツールバーにある「編集」ボタンをクリックするだけでOKです。画面18の確認メッセージが表示されます。あとは、「OK」をクリック　→　自動的に対応アプリケーションが起動して編集状態、という流れになります。
つまり、自分のコンピュータのハードディスクに保存されているファイルとほとんど変わりません。違いは確認メッセージのみです。

画面16　ツールバーの編集ボタンをクリックするとドキュメントの編集ができる
初回はアドインのインストール（画面17〜画面18）が必要だ。2回目からは、画面19を経由して、自分のコンピュータのMicrosoft Officeで編集できるようになる。

画面17　Microsoft Office Live Updateのインストールをうながす画面
初回はこの画面が表示される。アドインプログラムをインストールすると、次回からは表示されずに、シームレスに作業できるようになる。

画面18　 Microsoft Office Live Add-inセットアップウイザード
Microsoft Office Live Updateでインストールされるのは「Microsoft Office Live Add-in」プログラムだ。使用許諾に同意してインストールする。

画面19　ファイルを開く（確認画面）
アドインプログラムをインストールしておけば、OfficeLiveWorkspaceの「編集」ボタンでドキュメントを編集できるようになる。このアラートボックスで「OK」をクリックすると、手元のMicrosoft Officeが起動して編集画面となる。

編集作業が完了したら、そのまま「上書き保存」をすることができます。また、必要に応じて「MicrosoftOfficeLiveに保存する」コマンドを選択して、別名で保存することも可能です。この場合の操作性は、自分のコンピュータに保存されているドキュメントと完全に同じです。

画面20　Add-in プログラムインストール後のOfficeボタン（Office2007）
「MicrosoftOfficeLiveから開く」や「MicrosoftOfficeLiveに保存する」というコマンドが追加されている。OfficeLiveWorkspaceから開いたファイルを編集後「上書き保存」することもできる。

画面21　Add-in プログラムインストール後のツールバー（Office2003）
「Microsoft Office Live Add-in」ツールバーが追加される。「MicrosoftOfficeLiveに移動する」「開く」「保存」の3つのコマンドが用意されている。

しかも、OfficeLiveWorkspaceのサイトに保存したドキュメントは、バージョン（版）管理されていて、いつでも過去の「版」にもどすことができます。得られるメリットは計り知れないといって良いでしょう。
ドキュメントの編集の部分をまとめると、表03のようになります。

画面22　OfficeLiveWorkspaceのバージョン管理機能
OfficeLiveWorkspaceのツールバーにある「バージョン」ボタンをクリックする。ドキュメントのバージョンが保存されていて、以前の状態に戻すことができる。

表03　ドキュメントの編集を比較する

次回は、ドキュメントの共有や、フォルダ、テンプレートなどを取り上げる予定です。

【＝＝続く＝＝】