松井幹彦の「Officeソフト」ウォッチング

（3）新しいワークスペースの作成

では、実際に新しいワークスペースを作成してみましょう。
「新規ワークスペース」をクリックすると、画面05のような一覧が表示されます。

画面05　「新規ワークスペース」の作成

「新規ワークスペース」を選択すると、このような選択肢の一覧が表示される。「空白のワークスペース」のほかは、複数のアイテムが組み合わされたテンプレートセットになっている。

ここには、「空白のワークスペース」のほかに、「クラス」「小論文」「イベント」「家族」「就職活動」「会議」「プロジェクト」「学校」「スポーツチーム」「勉強会」「旅行」といったワークスペースが用意されています。
これらのワークスペースには、あらかじめ複数のアイテムが収録されていて、いわばテンプレートセットといった内容となっています。

たとえば「旅行」を選択してみましょう。画面06に、作成された「旅行」ワークスペースの内容を示します。「荷物リスト」「渡航個人情報フォーム」「旅行チェックリスト」「旅行計画書」という4つのファイルが作成されています。

画面06　「旅行」ワークスペースを作成する

Wordファイル2つを含む、4つのファイルが組み合わされている。

アイコンが分かりにくいかもしれませんが、「渡航用個人情報フォーム」と「旅行計画書」はWordファイル（docファイル）で、「荷物リスト」と「旅行チェックリスト」はリスト（簡易データベース）です。Excelにエクスポートできます（後述）。

もう一つ、「勉強会」ワークスペースを作成してみましょう。画面07です。こんどは「イベントリスト」「お知らせ」「タスクリスト」「ミーティングのメモ」「レポートのテンプレート」の5つのドキュメントが作成されました。

画面07　「勉強会」ワークスペース

イベントリスト、お知らせなど5つのファイルが組み合わせになっている。

上記のうち「イベントリスト」と「タスクリスト」はOutlookと連動して使えるアイテムです。必要な項目（フィールド）が設定されています。また、Excelにエクスポートも可能です。
「お知らせ」と「ミーティングのメモ」は、メモ（簡易ワープロ）です。こちらは、OfficeLiveWorkspaceの中でだけ利用可能となっています。
最後の「レポートのテンプレート」は、Wordファイルです。このWordファイルには、テンプレートとしてのサンプル文字列のデータが入力されています。

画面08　「レポートのテンプレート」

ワークスペースにセットされているWordファイルは、入力文字のプレースフォルダを含むテンプレート形式になっている（ただし、ファイル形式はWord2003の通常（doc）ファイル）。

用意されているすべてのワークスペースの内容をチェックしてみましたが、それぞれに工夫が凝らされています。上記の例からも分かるように、「新規ワークスペース」の機能は、OfficeLiveWorkspaceをどのように活用したら良いかの提案にもなっています。

（4）Workspaceで編集できるドキュメントは？

ワークスペースには、あらかじめファイルが用意されているテンプレート形式のものと、まっさらな空白のワークスペースがあります。空白のワークスペースの場合はもちろんですが、その他のワークスペースにも、Word、Excel、PowerPointのファイルをアップロードすることが可能です（詳細は前回の記事を参照してください）。そして、それ以外にも、いろいろなアイテムを新規作成することができます。

右側のペインにはツールバーがあり、メニューが表示されています。ここから「新規作成」をクリックすると、画面09のようなドロップダウンメニューが表示されます。

画面09　「新規作成」メニュー

ドキュメントを新規作成するためのメニューをクリックすると、このような選択肢がプルダウン表示される。

各ワークスペースには、このドロップダウンメニューに表示されているアイテムを作成することができます。順番に解説していきましょう。

現状では、OfficeLiveWorkspace独自の編集機能として「メモ」と「リスト」が提供されています。

すでに触れたように、「メモ」は簡易ワープロです。OfficeLiveWorkspace内では、画面10のような編集機能を使うことができます。残念ながらWordにエクスポートすることはできません。

画面10　「メモ」編集画面

簡易ワープロとしての機能が用意されている。残念ながら外部にエクスポートして編集することはできない。

「リスト」についても、すでに紹介しました。こちらは、簡易データベース機能です。機能は限定されていて、OfficeLiveWorkspace内では、データの入力・編集と並べ替えができるだけです。データ集計などの計算機能はないので、ワークシートとして使うことはできません。

集計計算などをしたい場合には、ツールバーから「Excelにエクスポート」を選択すると、自分のコンピュータのExcelが起動して編集できます。Excelには「外部テーブル」としてインポートされるようになっています。ただし、残念ながら、編集後にOfficeLiveWorkspaceのリストを上書きすることはできません。

画面10　「リスト」編集画面

「列の追加」と「行の追加」が可能だ。フィールド名の横の「▼」ボタンでデータの並べ替えができる。右上に「Excelにエクスポート」ボタンがある。

画面11　Excelにエクスポートした結果

3列×3行のリストをExcelにエクスポートしてみた。確認メッセージが表示され、自分のコンピュータのExcelで編集状態になる。Excel2007の「テーブルツール」が表示されている。

そのほか、Outlookと連動して使うことができる「仕事リスト」「連絡先リスト」「イベントリスト」が作成できます。これらもリスト（簡易データベース）なので、Excelにエクスポートすることが可能です。

OfficeLiveWorkspaceで作成できるアイテムのまとめをしておきましょう。「メモ」と「リスト」は、どちらも実用としてはまだまだといったレベルです。リストの場合には、Excelへのエクスポート機能がついているものの、Excelで編集後に、編集結果をリストに上書きで保存することができないのが残念です。

もちろんExcelファイルとして別途アップロードすることは可能です。しかし、現段階ではExcelファイルやWordファイルは、OfficeLiveWorkspace内でプレビューできるだけで、編集することはできないのですから、もどかしい利用の限界を感じます。Webアプリケーションの登場が待たれるところです。

OfficeLiveWorkspace内での、こういった個別の編集機能については、今後も、追ってレポートしていきたいと思います。

次回は、「ワークスペースの共有」と「ドキュメントの共有」を取り上げます。