OfficeLiveWorkspaceのドキュメント管理機能
この記事は、5月8日と5月14日の2つの記事の続きです。
● 将来性あり？−−−OfficeLiveWorkspaceを試してみました
● OfficeLiveWorkspaceはGoogleDocsを超えることができるか？
今回は、ドキュメント管理機能とテンプレートを取り上げます。これまでのレポートに書いたように、OfficeLiveWorkspaceは、オンラインストレージとしては申し分ありません。もしも筆者の予想どおりに、ここが次期MicrosoftOffice2010のWebアプリケーション提供サイトになれば、GoogleDocsを超える支持を得るものと予想しています。まだ未完成な部分も多く、これから機能の追加や変更が行われる可能性が大きいのですが、現時点での使い勝手をレポートします。
なお、ドキュメント共有の部分も取り上げる予定だったのですが、思った以上に長くなったので、次回に取り上げます。
（1）ドキュメント管理の概要
OfficeLiveWorkspaceに接続すると、画面01のマイワークスペース画面が表示されます。この画面は、左側と右側に分かれています。左側で選んだワークスペースの内容が、右側に一覧表示されます。一覧からドキュメント名をクリックすれば、ドキュメントの内容が画面に表示されます。
画面01 マイワークスペース
OfficeLiveWorkspaceにサインインすると、この「マイワークスペース」画面が表示される。ここでは、初期設定の「ドキュメント」以外に「ワークスペース1」「ワークスペース2」の2つのワークスペースを作成してある。
ドキュメントはフォルダで管理することができます。フォルダの中にさらにフォルダを作成することも可能です。そのため、右側の一覧表示の上部に、現在選択中しているワークスペースやフォルダがどの位置にあるかを階層を追ってパス表示する（いわゆる「パンくずリスト」）ようになっています。
画面02 パンくずリスト
これは「マイワークスペース」→「ワークスペース2」→「フォルダ1」→「下位のフォルダ1」とたどってドキュメントの一覧を表示している様子だ。
左側のペインでは、ワークスペースを選択します（画面01参照）。初期状態で表示されるワークスペースは「ドキュメント」だけですが、すぐ下にある「新規ワークスペース」をクリックすると、新しいワークスペースを追加することができます（実際の手順は次節で取り上げます）。
作成したそれぞれのワークスペースごとに、共通のテーマのドキュメントをまとめて収納しておくことができるわけです。また、ワークスペース単位で共有を設定することもできますから、利用価値は高いといえます。さらに、新規作成したワークスペースにもフォルダを作成でき、ドキュメントを柔軟に管理することが可能です。
＊＊（削除箇所）＊＊
残念なのは、ワークスペース間でドキュメントやフォルダを簡単に移動できないことです。「コピー」と「貼り付け」の機能はありますから、コピー＆ペーストしてから元のファイルを削除することによって、移動と同じ処理は可能ですが、機能の改善が望まれます。（2009/6/7 訂正：アイテムの移動は、左側のナビゲーションバーにドラッグすることによって可能でした。お詫びしてこの段落を削除します。）
＊＊ここまで＊＊
左側のペインには、「マイワークスペース」のほかに、「共有」と「削除済みアイテム」の2つのグループがあります。「共有」グループには、他のメンバーと共有しているドキュメントやワークスペースが表示されます。共有については、次回解説します。
また、削除したドキュメントは、「削除済みアイテム」として30日間保管され、復活することができるようになっています。
（2）ドキュメント管理をGoogleDocsと比較すると……
参考のためにGoogleDocsのドキュメント管理がどのようになっているかを比較してみましょう。画面03がGoogleDocsのドキュメント管理画面です。一見したところ、OfficeLiveWorkspaceとよく似た画面構成になっています。
画面03 GoogleDocsのドキュメント管理画面
OfficeLiveWorkspaceとよく似た構成の画面だが、ドキュメント管理の考え方で基本的な違いがある。
左側のペインには、「すべてのアイテム」「すべてのフォルダ」「種類別」「共有者別」というグループが並んでいます。このように見た目は似ていますが、大きな違いがあります。GoogleDocsに特徴的なのは、一つ一つのアイテムが、このグループのそれぞれに所属していることです。ですから、たとえば「すべてのアイテム」を選ぶと、あらゆるフォルダに所属しているドキュメントが一覧で表示されます。
これを簡単に言えば、GoogleDocsにおけるフォルダは、一種の「タグ」です。所属フォルダという「階層で管理できるダグ」を持っていると考えると、よく理解できます。
私の記憶に間違いがなければ、GoogleDocsの初期段階では、ドキュメントはタグで管理されていて、フォルダでの管理は用意されていなかったように思います。それでは使いにくいという意見が多かったからでしょう。フォルダによる管理に変更されました。
無理やり変更したためでしょうか、GoogleDocsのフォルダ管理は、中途半端で使いにくい印象を受けます。Windowsのユーザーにとっては、OfficeLiveWorkspaceの「ワークスペース＋階層フォルダ」の方が、違和感なく利用できるように感じます。
ただし、それ以外の操作性はGoogleDocsの方が優れています。やはり一日の長といったところでしょうか。画面03で分かるように、ツールバーに「移動」メニューが用意されています。また、右側のペインではフォルダを階層表示できるようになっています。細かな使い勝手の点では、勝っています。
（2009/6/7 訂正）アイテムの移動は、左側のナビゲーションバーにドラッグすることによって可能でしたので、比較表を修正しました。お詫びして訂正します。
（次ページ「新しいワークスペースの作成」に続く）