2012/10/5 金曜日

『実務で使えるLibreOffice』

Filed under: ワープロ, 表計算, LibreOffice — matsui mikihiko @ 13:03:41

libreoffice.png10月11日に、翔泳社から『実務で使えるLibreOffice』が発売されます。共著で、OpenOffice.org日本ユーザー会のメンバーが中心になって執筆しました。

内容は、無料の統合オフィスソフト「LibreOffice3.6」のビジネス活用に特化しています。

第1章に概要やインストール手順の解説もありますが、入門書のような一からの懇切丁寧な説明ではなく、ある程度の知識を持っている人に向けたポイントを押さえた説明で構成されています。

期待を裏切らないハイレベルな書籍として、LibreOfficeをさらに使いこなしたい人にお勧めです。


私の担当は・・・、

==第2章「Writer」==
第1節「ビジネス文書作成のポイント」
第3節「ドキュメントの目次を作成する」、

==第3章「Calc」==
第2節「住所録を統合、整理する」
第4節「ローン返済額の計算表を作成する」
第5節「時給計算を行う」
第6節「経営分析用のグラフを作成する」
第7節「POSデータを分析する」

2012/9/29 土曜日

『今すぐ使える かんたんiWork』

Filed under: ワープロ, 表計算, プレゼンテーション, iWork — matsui mikihiko @ 14:07:31

Image1.jpg9月26日に、株式会社技術評論社から、『今すぐ使える かんたんiWork』を出版しました。よろしくお願いします。

昨年7月にiPad版iWorkの解説書(「iWork for iPad/iPhoneパーフェクトブック」ソフトバンククリエイティブ)を出版してからMac版のiWorkについても何か書きたいと思っていいたところ、ちょうど昨年の9月頃でしょうか、某プロダクションからお声がけをいただきました。
ちょうどそのころは、iWorkのバージョンアップがあるのではないかと盛んに噂されていたので、ちょっと不安なスタートとなりました。やはりその心配が当たり、執筆作業は延期に次ぐ延期となり、作業開始から10ヶ月を費やして完成させることができました。・・・長かったです。

おかげで、本年7月のiWorkアップデートによるMountainLion版でのiCloudへの対応についても解説に含めることができました。結果として、iWorkの入門書として自信を持っておすすめできる内容となりました。

iWorkを初めて手に取る人から、いま一歩使いこなせずに立ち往生している人まで、役に立つポイントをピックアップして丁寧に説明しています。どうぞ書店で手に取ってみてください。

2012/3/12 月曜日

『LibreOffice3.5 バージョンアップガイド』

Filed under: ワープロ, 表計算, プレゼンテーション, OpenOffice.org, LibreOffice — matsui mikihiko @ 10:22:55

頻繁にパージョンアップが繰り返されているLibreOfficeですが、先月Ver3.5がリリースされました。

この新機能や強化部分を分かりやすく解説したガイドブック(といっても全9ページ)が刊行されました。著者は、『逆引きマニュアル−Writer編』の松宮哲さん。Webでの閲覧は無料、PDFダウンロードは100円です。

下記、OpenOffice.org日本ユーザー会の出版部門のサイトからどうぞ。
http://pub.oooug.jp/?p=1152

【内容】

Impress・Draw
カスタム図形のインポート スマートアートのインポート
Microsoft Visioファイルのインポートに対応 PDFエクスポートの設定改善 デフォルト設定がプレゼンテーションウィザードを起動しない設定に

Calc
複数行表示に対応した数式バー オートフィルタのポップアップウィンドウの改良
複数セル範囲への貼り付け
グラフのマーカーの数が追加される 10,000シートサポートと初期値の設定 シートの保護 条件付き書式の条件が無制限に 名前をダイアログから管理できるように

Writer
ヘッダーとフッターの改善 オートフィルタのポップアップウィンドウの改良
余白との境界線の変更 文字カウントダイアログのリアルタイム表示 印刷ダイアログの改善 互換性

全般
色の編集で新しい「色選択」ダイアログが用意される Java 7 に対応 図形のハンドルが半透明に
状況によって表示されるツールバーが下に表示される スタイルの名称の並びがより自然に
Windowsのインストーラーの変更 パスワード付きドキュメントの保存について

2012/2/8 水曜日

PDF書籍版 『逆引きマニュアル−Writer編』 (松宮 哲 著)

Filed under: ワープロ, OpenOffice.org, LibreOffice — matsui mikihiko @ 10:03:43

OpenOffice.org日本ユーザー会 出版ワーキンググループから 『逆引きマニュアル』の第1弾Writer編が刊行されました。

writer.png

PDF書籍版 『逆引きマニュアル−Writer編』 (松宮 哲 著) 全484ページ

Webサイトでの閲覧は無料、PDFでのダウンロードは1部1000円(章単位での部分ダウンロードは300円)です。

以下に、内容を紹介しましょう。 OpenOffice.orgとLibreOfficeの両方に対応したつくりとなっています。

(詳細は http://pub.oooug.jp/ )

第1章_基本操作(ダウンロード

1_01_画面のレイアウトを変えるには
1_02_編集画面の文字を拡大するには
1_03_消えたツールバーを表示させるには(表示と非表示)
1_04_いつも使うツールをツールバーに登録するには(カスタマイズ)
1_05_印刷された状態を画面で確認したい(印刷プレビュー)
1_06_素早くに印刷するには
1_07_印刷するプリンタを変更するには
1_08_袋とじ印刷や両面印刷で小冊子を作るには
1_09_特定の部分だけ印刷するには
1_10_新しく文書を作成するには
1_11_ファイルをOpenOffice.orgの形式(ODF形式)で保存したい
1_12_ファイルをMicrosoft Office形式で保存したい
1_13_既存のファイルを開きたい
1_14_ドキュメントをPDFファイルにしたい(エクスポート)
1_15_ドキュメントをメールで送りたい
1_16_パスワード付きで保存したい
1_17_テンプレートを作りたい
1_18_標準のテンプレートを変更したい
1_19_テンプレートを増やしたい
1_20_簡単に文書内の文字を検索したい(検索ツールバー)
1_21_詳細な検索や検索と置換ダイアログ

第2章_編集(ダウンロード

2_01_離れた箇所に文字入力をしたい(ダイレクトカーソル)
2_02_改行記号を表示するには
2_03_文字列と段落の選択
2_04_文章を移動したい(切り取りと貼り付け)
2_05_同じ内容をコピーしたい(コピーと貼り付け)
2_06_貼り付ける時に書式を引き継がないようにする(形式を選択して貼り付け)
2_07_今行なった操作を元に戻したい(元に戻すとやり直し)
2_08_ページの途中で次のページへ移るには(改ページ)
2_09_段組の途中で次の段へ移りたい(段区切り)
2_10_素早くドキュメント内を移動したい
2_11_段落を移動させたい
2_12_箇条書きのリストを書きたい
2_13_箇条書きの記号を変更するには
2_14_番号付けのリストを書きたい
2_15_番号付けを数字からひらがなに変更するには
2_16_番号付けの番号を振り直すには
2_17_ヘッダーにファイル名を入れたい
2_18_フッターに現在の日付を入れたい
2_19_ページ番号を挿入したい
2_20_ヘッダーやフッターに章のタイトル名と番号を挿入したい
2_21_偶数ページと奇数ページでヘッダーやフッターを使い分けたい

第3章_スタイルと書式(ダウンロード

3_01_フォントとフォントサイズを変更したい
3_02_文字を装飾したい
3_03_縦倍角と横倍角にしたい
3_04_組文字や割注を利用したい
3_05_文字の均等割付をしたい
3_06_文字に設定した書式を繰り返し使いたい
3_07_文字にふりがなをつけるには(ルビ)
3_08_段落の左端の位置を変更したい(左インデント)
3_09_テキストの折り返し位置を変更したい
3_10_タブの位置を調整したい
3_11_同じ段落スタイルのインデントを変えたい
3_12_行間・段落間を調整したい
3_13_句読点がはみ出ないように,また右端が揃うようにしたい
3_14_段落の最初の文字を大きくするには(ドロップキャップ)
3_15_変更したスタイルを更新するには
3_16_用紙サイズ(ページスタイル)を変更したい
3_17_縦書きの文書を作成したい
3_18_はがきの印刷をしたい
3_19_原稿用紙で文書を書きたい
3_20_ページを2段に分けたい
3_21_ページの中で一部だけ2段組にしたい
3_22_ページスタイルを途中で変更したい
3_23_他のファイルで使用したスタイルを適用する(スタイルのインポート)
3_24_「スタイルと書式設定」ウィンドウをドッキングするには

第4章_表と罫線(ダウンロード

4_01_文書内に表を挿入するには
4_02_表を削除・コピー・移動するには
4_03_行・列を追加または削除するには
4_04_外枠線(罫線)を削除するには
4_05_外枠線の色や線種を変更するには
4_06_複数のセルを一つにするには(セルの結合)
4_07_行や列の幅を変更するには
4_08_表の幅を変更するには
4_09_セル内の文字の配置を変えるには
4_10_二つの表を横に並べるには
4_11_表内に日付を入れると自動的に書式が変更されるのをやめるには
4_12_見出し行を次のページにも表示させるには
4_13_表を結合または分割したい
4_14_オートフォーマット機能を使うには
4_15_文字列から表に変換するには
4_16_表に番号をつけてキャプションを入れたい
4_17_本文中に表への参照を挿入したい
4_18_表内の数値で計算するには
4_19_行を並べ替えるには
4_20_ページの外枠線(罫線)を引くには
4_21_段落に外枠線(罫線)を設定するには

5章 図と写真

5_01_ギャラリーからイラストを挿入するには
5_02_写真を取り込むには
5_03_よく使う画像を登録するには
5_04_図表番号を入れたい
5_05_画像・オブジェクトの配置を変えたい
5_06_画像の周りのテキストの配置を変更するには
5_07_ドキュメントの背景に画像を入れたい
5_08_矢印や吹き出しを挿入するには
5_09_オブジェクトの色を変える
5_10_グラフィカルな文字を使うには(フォントワーク)
5_11_枠を使って柔軟なレイアウトのページを作る

6章 連携

6_01_Calcの表を挿入するには
6_02_文書内にグラフを挿入するには
6_03_数式を挿入するには(Mathと連携する)
6_04_写真を加工したい(Drawと連携する)
6_05_宛名印刷をするには
6_06_名刺を作成するには

7章 拡張機能

7_01_Writerでの日本語環境を改善するには(日本語環境改善拡張機能)
7_02_ギャラリーを充実させるには

8章 ドキュメントの管理

8_01_文書の変更箇所を記録したい(変更の記録)
8_02_文書の変更箇所をチェックしたい(変更の承認と却下)
8_03_変更箇所の記録を保護したい(記録の保護)
8_04_現在の文書と以前の文書を比較したい
8_05_変更された複数のドキュメントを結合したい
8_06_ドキュメントのバージョン管理をしたい
8_07_複数のドキュメントを統合するには(マスタードキュメント)
8_08_大きくなったドキュメントを分割するには
8_09_編集時にコメントを挿入するには
8_10_コメントを編集するには
8_11_コメントを印刷する
8_12_目次を作成するには
8_13_ドキュメントの他の部分にリンクを貼りたい(相互参照)
8_14_文字数や行数をカウントしたい
8_15_総ページ数が合わないときに調整する

9章 その他

9_01_定型文を登録して入力を簡単にするには
9_02_一部の段落を書き込み禁止にしたい
9_03_特殊文字を挿入するには
9_04_ひらがなをカタカナに変換するには
9_05_フォントの置換機能を使ってOS間の互換性を高めたい
9_06_アルファベットの最初の文字が自動的に大文字になるのをやめるには
9_07_URL入力時にハイパーリンクにならないようにしたい
9_08_機能を調べてみるには(ヘルプ)

2011/7/13 水曜日

『iWork for iPad/iPhoneパーフェクトブック』

Filed under: ワープロ, 表計算, プレゼンテーション, iPad, iWork — matsui mikihiko @ 12:10:27

iwork_p.pngソフトバンククリエイティブ株式会社から『iWork for iPad/iPhoneパーフェクトブック』という本を出しました。(21日に発売です)

その名の通りiPad/iPhone用の「iWork」の解説書です。

iWorkは、Mac用のオフィススイートですが、iPad/iPhoneで快適に操作できるように大幅にリファインされています。 しかもPages(ワープロソフト)、Numbers(表計算ソフト)、Keynote(プレゼンテーションソフト)が単体で購入できます。

実際にiPadで使ってみると分かりますが、すばらしい使い心地です。もともとiWorkはiPadのために用意されていたソフトなのではないかと思うほどです。いや、逆に、「iPadが、iWorkのためのデバイスだ」と言って良いかもしれません。それほど、ぴったりとはまっています(iPhoneでは、かなり窮屈ですが・・・) 。

本書は、iWork for iPad/iPhone のほぼすべての機能を、詳細に解説しました。新しいビジネスシーンに、ぜひお役立てください。

2011/2/22 火曜日

『すぐわかるOpenOffice.org3』

Filed under: ワープロ, 表計算, プレゼンテーション, OpenOffice.org, LibreOffice — matsui mikihiko @ 8:57:39

株式会社アスキー・メディアワークスからOpenOffice.orgの手引き書を出版しました。

無料で使えるオフィスソフトOpenOffice.orgの使い方を初心者向けに解説したもので、ワープロソフト「Writer」、表計算ソフト「Calc」、プレゼンテーションソフト「Impress」の使い方を中心に、データベースや図形描画、数式作成についても取り上げました。
「なぜ無料なのか」や「ユーザーサポート情報はどう入手するのか」などについても言及しています。

1102_OO.jpg
ぐわかる OpenOffice.org 3“>

本書の特徴は、付録のCD-ROMに練習用ファイルを収録してあることです。手順を追って試すことで、理解を深めることができるでしょう。また、実用的なテンプレート集としても利用できるように完成後のファイルもサンプルとして収録してあります。

さらに、OpenOffice.orgの派生ソフトであるLibreOfficeについての情報も、いち早く収録しました。Microsoft Officeとの互換性がいっそう向上していますので、移行を検討しているユーザーにとっての貴重な情報源となるものと思います。おそらく、初のLibreOffice対応書籍になると思います。

なお、CD-ROMには、OpenOffice.orgの本体も収録したのですが、残念ながらバージョン3.3.0が間に合わず、3.2.1および3.3RC9が収録されています。3.3.0のリリースが「前代未聞」といわれるほど遅れたためです(ダウンロードとインストールの手順は、本書の中で解説されていますので、最新版を入手・インストールしてください)。

ぎりぎりまで待ったのですが3.3.0が間に合いませんでしたが、そのおかげでLibreOfficeの情報を盛り込むことができました。さて、吉と出るか、凶と出るか。。。

2010/12/1 水曜日

Pages for iPad の用紙サイズを追加する

Filed under: 未分類, ワープロ, iPad, Pages, iWork — matsui mikihiko @ 11:45:59

Pages for iPad 用紙サイズを追加する

iPad用のPagesには「A4」と「USレター」の2つの用紙サイズしか用意されていません。しかも縦置き(Portrait)だけで横置き(Landscape)に切り替えることもできません。(画像01)

ph01.png

日本語の「縦書き」ができないのは我慢するにしても、用紙サイズが選べないのは実用上問題があります。当初は「ペーパレスを目指し、印刷は考えていなかった」のかもしれませんが、iOS4.2でiPadからの直接印刷に対応したのですから、何とかしたいところです。

そこで、私は、使いそうなサイズの白紙ファイルをiTunes経由で転送しておき、これを呼び出して利用しています。用意するのは、WindowsならWord、MacならiWorkなどで作成した白紙のドキュメントです。OpenOffice.orgなどの互換ファイルで作成してWord形式で保存したものでもOKだと思います(試していませんが)。

(1) WordまたはMac版のiWorkでの作業

A4横置き、A5、B4、B5、封筒、ハガキなどのサイズで白紙のファイルを用意します。
iPadを接続し、iTunesでAppタブにある「ファイル共有」でPagesに保存します。
(画像02)
ph02.png


(2) iPadでの作業

Pagesの「マイドキュメント」画面で、インポートのアイコンをクリックして「iTunesからコピー」を選びます。これで、各種サイズのドキュメントを作成できます。
(画像03)
ph03.png

下の画面は、封筒の表書きを作成した様子です。
(画像04)
ph04b.png


残念ながら、あとからサイズを変更する場合はA4またはUSレターに限られ、それ以外のサイズに変更することはできません。

(画像05)
ph05.png


さらに、B5見開きの履歴書の作成例
(画像06)
ph06.png

2010/1/4 月曜日

OpenOffice.orgユーザーのためのOffice Web Apps活用術

OpenOffice.orgユーザーのためのOffice Web Apps活用術

Microsoft Office 2010の発売に合わせて、Webブラウザで利用できるOfficeソフトが公開される予定です。無料のOfficeアプリケーションが、Microsoftからリリースされるというのは画期的なことです。これで、たぶん、時代がひとつ進んだということになるのでしょう。

現在、この「Office Web applications」(以下Office Web Apps)のテクニカルプレビュー版が公開されています(※)。OpenOffice.orgユーザーも、このOffice Web Appsを試してみることが可能です。もちろん、無料です。
もしかしたらMicrosoftの意図しないところかもしれませんが、実際に筆者が試した範囲ではMicrosoft Officeを持っていなくてもOKです。ライセンス上も問題なさそうです。以下に、その手順を解説します。

※ Office Web Appsには、提供形式が3種類あります。ここで紹介しているのは、Windows Live SkyDriveを使うバージョンです。Word、Excel、PowerPoint、OneNoteの4つのアプリケーションの提供が予定されていますが、現在のところ、ベータ版としてWord、Excel、PowerPointが公開され、そのうちのWordは表示機能のみで編集機能は使えません。

では、始めましょう。まず事前準備です。
OpenOffice.orgで「Microsoft Office 97/2000/XP」形式のドキュメントを作成しておきます。
画面01
Image01.png
ここでは、「Calcで作成した表とグラフ」をMicrosoft Office形式で保存しています。
画面02
Image02.png
確認メッセージが表示されますので、「現在の書式を保持」をクリックします。
画面03
Image03.png
準備ができたら、SkyDriveにアクセスしましょう。
画面04
Image04.png
「新規登録」ボタンをクリックします。
画面05
Image05.png
登録には、メールアドレスが必要です。
※ 「新しくメールアドレスを作成する方はこちら」のリンクをクリックすると、新しいメールアドレス「***@live.jp」を作成することもできます。
画面06
Image06.png
必要事項を入力して「同意する」ボタンをクリック。
画面07
Image07.png
SkyDriveの画面が表示されました。
画面08
Image08.png
(注意)うまくこの画面に到達しないときは、いったんブラウザでの作業を終わらせて、再度ブラウザを起動しWindows Live IDのサインインをやり直すとうまくいきます。
画面09 (再度サイン印するための画面)
Image09.png
さて、画面08で、マイドキュメントフォルダをクリックしてみましょう。
画面10
Image10.png
「フォルダが空です。」と表示されます。
「ファイルを追加しませんか?」のリンクをクリックします。
画面11
Image11.png
「ファイルのアップロード」画面が表示されます。
画面12
Image12.png
右側の「参照」ボタンでファイルを選択できます。
画面13
Image13.png
あらかじめ作成してあるMicrosoft Officeファイル名を記入し、
「アップロード」ボタンをクリックします。
画面14
Image14.png
Microsoft Officeファイルをアップすると、「テクニカルプレビュープログラム」への勧誘メッセージが表示されます。「プログラムに参加する」のリンクをクリックします。
画面15
Image15.png
サービス利用契約が表示されます。
「承認」をクリックします。
画面16
Image16.png
テクニカルプレビュープログラムへの参加が完了し、フォルダの画面に戻ります。
よく見ると、先ほどの画面13と、表示されているメニューの内容が違います。
「新規作成」メニューが追加されています。
画面17
Image17.png
クリックすると、Office Web AppsでMicrosoft Office2010ファイルが作成できるようになっていることが分かります。
画面18
Image18.png
Excelワークブックを新規作成してみましょう。
画面19
Image19.png
リボンインターフェイスのMicrosoft Office画面となります。
ここで使える機能の内容については、12月22日のブログを参照してください。
http://office-watching.com/blog/2009-12-22/52
なお、ここでの編集結果は、自動的に保存されます。
画面20
Image20.png
画面上部のトピックパス(パンくずリスト)をクリックして画面を切り替えることができます。
画面21
Image21.png
今度は、アップしたOpenOffice.orgで作成したファイルを見てみましょう。
画面22
Image22.png
ほぼ、適切に再現されています。
上部に「編集」メニューが表示されています。
これをクリックしてみましょう。
画面23
Image23.png
下のようなメッセージが表示されます。メッセージに従って「複製保存」を利用してみましょう。
画面24
Image24.png
「ファイル」−「複製保存」コマンドを選択します。
画面25
Image25.png
この画面が表示されますから、そのまま「上書き保存」を選びます。
チックボックスをオンにしなければ、上書きされずに保存できます。
画面26
Image26.png
新しくxlsxファイルが作成されています。これが複製保存されたファイルです。
画面27
Image27.png
このファイルは、Office Web Appsで編集することができます。
画面28
Image28.png

以上のように、もしもこのままの形で正式公開されれば、OpenOffice.orgユーザーにとっても価値あるツールとして利用できることでしょう。

2009/6/11 木曜日

Office Live Workspace の共有機能は使えるか?

この記事は、次の3つの記事の続きです。

5月8日 『将来性あり?−−−OfficeLiveWorkspaceを試してみました』
5月14日 『OfficeLiveWorkspaceはGoogleDocsを超えることができるか?』
5月25日 『OfficeLiveWorkspaceのドキュメント管理機能』

Office Live Workspaceの諸機能をチェックしています。筆者の予想では、ここが次期MicrosoftOffice2010のWebアプリケーション提供サイトになるとみています。はたして、GoogleDocsを超える支持を得ることができるでしょうか。今回は、ドキュメントやワークスペースの共有機能を取り上げます。

※ 前回の記事でひとつ訂正があります。
ドキュメントを別のワークスペースに移動できない(=コピーしてから削除する必要がある)と書いたのですが、ドキュメントの一覧を表示して、左側のナビゲーションバーにドラグすることで別のワークスペースに移動することができました(ただし、下位のフォルダに移動することはできません)。この点が間違っていましたので、お詫びして訂正します。

(1)Office Live Workspaceには、3種類の共有機能がある

前回は、「ドキュメント管理」機能を取り上げました。筆者の印象としては、その部分はGoogleドキュメントよりも分かりやすく使いやすいという気がしました。それに比べると、今回取り上げる「ドキュメント共有」に関する機能は、だいぶ分かりにくいという印象をうけます。だんだんと整理されていくのでしょうが、どこまで分かりやすくできるのか、気になるところです。少し長くなりますが、最初にこの部分を説明しておきましょう。

分かりにくい原因のひとつは、共有に関する機能が3種類あり、そして、そのことがすぐにはわからないということです。ユーザーの要求に応える機能がどこにあるのか、という全体像が見えないことです。

画面01がドキュメントを選択して「共有」メニューをクリックした様子です。「ドキュメントの共有」と「画面の共有」の2つのコマンドが表示されます。
画面02は、別のドキュメントを選択して「共有」をクリックした様子です。こちらには「ワークスペースの共有」と「画面の共有」の2つのコマンドが表示されています。

画面01
ph01.png「ドキュメント」ワークスペースのファイルを選択しているときは、「共有」をクリックすると、このコマンドが表示される。

画面02
ph02.pngユーザーが作成したワークスペースのファイルを選択しているときは、こちらのコマンドが表示される。この場合は「ドキュメントの共有」は選択できない。


上記の「画面の共有」機能については後述します。もう一方の、「ドキュメントの共有」と「ワークスペースの共有」のコマンドですが、状況に応じてどちらか一方だけが利用できます。全部で3種類の共有機能があるのですが、「共有」メニューから「ドキュメントの共有」と「ワークスペースの共有」を自由に選択できるようにはなっていないのです。

では、どのようになっているのか・・・・・・というと、
初期設定で用意されている「ドキュメント」ワークスペースに保存してあるファイルは、ドキュメント単位で共有を設定できます。この場合は、フォルダ単位やワークスペース単位での共有はできません。
そして、ユーザーが追加で作成したワークスペースは、ワークスペース単位での共有が可能です。この場合は、それしかできません。フォルダ単位やドキュメント単位では共有の設定はできないのです。

つまり、ドキュメント単位で共有を設定したいときは、そのドキュメントは必ず「ドキュメント」ワークスペースに保存する必要があります。また、フォルダ単位で共有を設定したいときは、そのフォルダをワークスペースとして作成する必要があるということです。

もうすこし別な言い方をすると、
ユーザーが新規作成する「ワークスペース」は、共有機能を設定するための特別なフォルダである
・・・・・・と考えることができます。

前回、ドキュメント管理機能のためのチェックをしているときに、ワークスペースとフォルダの位置づけに、なんとなく違和感を感じました。「フォルダの機能があるのにさらにその上位にワークスペース機能が必要だろうか」ということです。これで、その理由がわかります。「ワークスペース」というのは、共有を設定するための「フォルダ」なのです。
そして、その共有設定用のフォルダは、必ず最上位(ルート)におく必要があるということです(下位においたフォルダには共有を設定することはできない)。そのためワークスペースという特別の名前を用いたものと思われます。

(2)ドキュメントの共有機能をGoogleDocsと比較する

繰り返しになりますが、Office Live Workspaceのドキュメント共有機能は、まだこなれていません。機能が分かりにくいということが第一ですが、それを除いても、ユーザーの希望どおりの共有処理ができない可能性があります。たとえば、使いかたによっては、下位においたフォルダにも自由に共有を設定したいと感じるでしょう。また、ワークスペースが共有にしてあっても、その中の一部のドキュメントだけを、さらに別の誰かと共有したいということもあるでしょう。

近い将来、このような要求にも応えることができるようになるのかもしれません。しかし、こんどは、そのときになって「ワークスペース」という「共有のためのフォルダ」を設定したことが混乱を招くのではないかと心配になります。

ドキュメント共有の部分をGoogleDocsと比較すると、次のようになります。

比較表
ph03.png


この表では、ワークスペースを最上位のフォルダと考えて「フォルダ単位の共有」項目を評価しています。GoogleDocsの欄に「2009/05 現在」と注記してあるのは、GoogleDocsでフォルダの共有を設定しようとすると、画面04が表示されるからです。この文面からは、まもなくフォルダの共有を設定できるようになるということが読み取れます。そして、下位のフォルダにも自由に共有機能を設定できるようになるのかもしれません。

画面04
ph04.pngGoogleDocsでフォルダを選択して「共有」コマンドを選ぶと、このメッセージが表示される。近い将来、フォルダの共有機能が装備されるものと思われる。


どうやら、ドキュメントの共有機能が、Webアプリケーションの優劣を決める大きな鍵になりそうです。

(次ページに続く)

2009/5/25 月曜日

OfficeLiveWorkspaceのドキュメント管理機能

この記事は、5月8日と5月14日の2つの記事の続きです。
● 将来性あり?−−−OfficeLiveWorkspaceを試してみました
● OfficeLiveWorkspaceはGoogleDocsを超えることができるか?

今回は、ドキュメント管理機能とテンプレートを取り上げます。これまでのレポートに書いたように、OfficeLiveWorkspaceは、オンラインストレージとしては申し分ありません。もしも筆者の予想どおりに、ここが次期MicrosoftOffice2010のWebアプリケーション提供サイトになれば、GoogleDocsを超える支持を得るものと予想しています。まだ未完成な部分も多く、これから機能の追加や変更が行われる可能性が大きいのですが、現時点での使い勝手をレポートします。
なお、ドキュメント共有の部分も取り上げる予定だったのですが、思った以上に長くなったので、次回に取り上げます。

(1)ドキュメント管理の概要

OfficeLiveWorkspaceに接続すると、画面01のマイワークスペース画面が表示されます。この画面は、左側と右側に分かれています。左側で選んだワークスペースの内容が、右側に一覧表示されます。一覧からドキュメント名をクリックすれば、ドキュメントの内容が画面に表示されます。

画面01 マイワークスペース
ph090501.png
OfficeLiveWorkspaceにサインインすると、この「マイワークスペース」画面が表示される。ここでは、初期設定の「ドキュメント」以外に「ワークスペース1」「ワークスペース2」の2つのワークスペースを作成してある。

ドキュメントはフォルダで管理することができます。フォルダの中にさらにフォルダを作成することも可能です。そのため、右側の一覧表示の上部に、現在選択中しているワークスペースやフォルダがどの位置にあるかを階層を追ってパス表示する(いわゆる「パンくずリスト」)ようになっています。

画面02 パンくずリスト
ph090502.png
これは「マイワークスペース」→「ワークスペース2」→「フォルダ1」→「下位のフォルダ1」とたどってドキュメントの一覧を表示している様子だ。

左側のペインでは、ワークスペースを選択します(画面01参照)。初期状態で表示されるワークスペースは「ドキュメント」だけですが、すぐ下にある「新規ワークスペース」をクリックすると、新しいワークスペースを追加することができます(実際の手順は次節で取り上げます)。
作成したそれぞれのワークスペースごとに、共通のテーマのドキュメントをまとめて収納しておくことができるわけです。また、ワークスペース単位で共有を設定することもできますから、利用価値は高いといえます。さらに、新規作成したワークスペースにもフォルダを作成でき、ドキュメントを柔軟に管理することが可能です。

**(削除箇所)**
残念なのは、ワークスペース間でドキュメントやフォルダを簡単に移動できないことです。「コピー」と「貼り付け」の機能はありますから、コピー&ペーストしてから元のファイルを削除することによって、移動と同じ処理は可能ですが、機能の改善が望まれます。(2009/6/7 訂正:アイテムの移動は、左側のナビゲーションバーにドラッグすることによって可能でした。お詫びしてこの段落を削除します。)
**ここまで**

左側のペインには、「マイワークスペース」のほかに、「共有」と「削除済みアイテム」の2つのグループがあります。「共有」グループには、他のメンバーと共有しているドキュメントやワークスペースが表示されます。共有については、次回解説します。
また、削除したドキュメントは、「削除済みアイテム」として30日間保管され、復活することができるようになっています。

(2)ドキュメント管理をGoogleDocsと比較すると……

参考のためにGoogleDocsのドキュメント管理がどのようになっているかを比較してみましょう。画面03がGoogleDocsのドキュメント管理画面です。一見したところ、OfficeLiveWorkspaceとよく似た画面構成になっています。

画面03 GoogleDocsのドキュメント管理画面
ph090503.png
OfficeLiveWorkspaceとよく似た構成の画面だが、ドキュメント管理の考え方で基本的な違いがある。

左側のペインには、「すべてのアイテム」「すべてのフォルダ」「種類別」「共有者別」というグループが並んでいます。このように見た目は似ていますが、大きな違いがあります。GoogleDocsに特徴的なのは、一つ一つのアイテムが、このグループのそれぞれに所属していることです。ですから、たとえば「すべてのアイテム」を選ぶと、あらゆるフォルダに所属しているドキュメントが一覧で表示されます。

これを簡単に言えば、GoogleDocsにおけるフォルダは、一種の「タグ」です。所属フォルダという「階層で管理できるダグ」を持っていると考えると、よく理解できます。

私の記憶に間違いがなければ、GoogleDocsの初期段階では、ドキュメントはタグで管理されていて、フォルダでの管理は用意されていなかったように思います。それでは使いにくいという意見が多かったからでしょう。フォルダによる管理に変更されました。

無理やり変更したためでしょうか、GoogleDocsのフォルダ管理は、中途半端で使いにくい印象を受けます。Windowsのユーザーにとっては、OfficeLiveWorkspaceの「ワークスペース+階層フォルダ」の方が、違和感なく利用できるように感じます。

ただし、それ以外の操作性はGoogleDocsの方が優れています。やはり一日の長といったところでしょうか。画面03で分かるように、ツールバーに「移動」メニューが用意されています。また、右側のペインではフォルダを階層表示できるようになっています。細かな使い勝手の点では、勝っています。

画面04 比較表
Image99.png

(2009/6/7 訂正)アイテムの移動は、左側のナビゲーションバーにドラッグすることによって可能でしたので、比較表を修正しました。お詫びして訂正します。

(次ページ「新しいワークスペースの作成」に続く)

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